総務のアーカイブ

経理担当です。

当社にて大規模に勤怠システムのIT化がされました、そのシステム変更に関して、給与を計算する経理として内容報告を受けましたので記事にしたいと思います。

勤怠管理の手段として、タイムカードによる打刻管理から、ITを利用した勤怠システムへの移行を行なっております。
とは言え、全社一斉に転換するには多大な失敗リスクが想定されますので、差し当たって人数の多い営業所を順次変更し、実際に運用が可能か営業所単位で暫く様子を見ることに致しました。

既に板妻営業所で先行して指紋認証方式にて運用をしておりそのメリット・デメリットをある程度棚卸できていた模様です。
指紋認証方式の問題点は認証精度の問題で数％の勤務者の指紋を読み取ることができません。読み取れない勤務者は都度、端末にてID入力を行い登録をします。
この精度問題は人数が多くなればなるほど、ID入力に掛かる時間ロスでクレームが発生する危険性が予測できます。
そこで、人数が一番多い営業所に関しては指紋認証方式を採用せず、敢えてFeliCa認証方式を選択したという事です。

さて、FeliCaカード認証、指紋認証いずれも様々なメリット・デメリットがありますが、本人以外の打刻の防止と、勤務状況を本社にてリアルタイムに管理できる点は共通です。
また、駅の改札機同様非接触のため、打刻が非常にスピーディーで、セキュリティーカードとの併用が可能なため、当社ではセキュリティエリアへの入退室管理に再利用する事を前もってプランに入れていたそうです。

さらに弊社ではカードに氏名・生年月日・写真等を印刷したシールをカードに貼り付けることで、身分証明書としても併用致しました。



運用は2月に開始致しましたが、1ヶ月間のみ従来のタイムカードと並行運用を行い、集計結果のマッチングを行いました。

マッチングに際し大きな問題が無ければカード認証に完全移行する計画をたて実行されました。

因みに初期投資はFeliCaカード専用打刻機、FeliCaカード登録機、白FeliCaカード等一式で税込総額15万円程との事です。

宮内営業所ではクライアントの業務時間に合わせ、部門によっては、開始時間や終了時間が15分ズレたりしておりますし、パートタイマーやアルバイトでは、勤務体系が個人個人異なっており、定期的な休日なのか欠勤なのかを自動的に判断させるために、かなり詳細な初期設定を担当者が行いました。この初期の設定パターンは軽く10種類を超えております。
※この細かいパターン登録を行える点が、キングオブタイムを選定した理由の一つです。

実際に運用してみると当初は想定していた、いくつか問題点も浮かび上がってきました。

その一つが打刻の重複登録です。駅改札のカードリーダー等とは異なり、複数回タッチすると、それが正直に全てカウントされてしまうのです。
タッチした後に打刻成功のアラーム音がなるのですが、当初は慣れていないので、アラーム音がなる前に何回もタッチし直してしまい、結果重複登録が見受けられました、この場合は見付け次第手操作で修正する事になります。
※現在は慣れにより、このミスはほぼ無くなりました。

上記の流れで、勤怠管理をIT化する事が出来ましたが、今後は経理担当として、早く集めた情報をどのように仕分けし、経営に反映する情報を発見するのかが腕の見せ所となり、会社から与えられた命題になります。

ところで、給与計算に於ける誤計算は、給与を受け取る側にとってはたいへん不愉快なものです。現在も相当神経を配って作業を行ってはおりますが、人間の行う事、不具合ゼロにはならないものです。私経理担当と致しましても長年の課題でもありました。
勤怠管理には、現在は専用の管理システムをそのまま利用しておりますが、各社給与ソフトに対応出来るとのことなので、将来的には弊社が利用している会計ソフトに連動させ、給与計算を限りなく自動に、そして限りなく正確に行ってゆきたいと考えております。

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当社では、労働安全衛生法にのっとり毎年１１月に定期健康診断を実施しています。

毎年、同じ健診機関で行っています。

今年は、健康保険に加入している全国健康保険協会（略・協会けんぽ）の３５歳以上を対象とした生活習慣病予防保険健診を会社として初めて取りれました。
※今までは、対象従業員の中で任意で協会けんぽの健診を受診していました。

取り入れた理由としては、協会けんぽの助成も受けられるので健康診断の健診料金が従来より健診項目は全く同じでも費用が安く済むことを知ったからです。　

従来は、定期健康診断料として、一人8,700円、プラス5,400円で胃のレントゲン撮影（オプション）が出来ます。

しかし、協会けんぽの生活習慣病予防健診を使うと、35歳以上の健康保険加入者が6,843円（胃のレントゲン撮影込）で受けられ、胃のレントゲン撮影を受けない方は、3,646円で受診出来ます。（健診内容は同じ）



今回、３５歳以上の対象者は６０名（うち胃レントゲン撮影なしが９名）

計算すると、通常の健診機関の健診料の場合

60名　×　8,700円　＝　522,000円
胃のレントゲン撮影なし

合計　522,000　円　になります。



協会けんぽをですと

５１名　×　6,843円　＝　348,993円
　９名　×　3,646円　 ＝　32,814円

合計　381,807　円

差　額　140,193円

大幅に健診料の負担を削減できました。

健診スタッフは従来の健診機関の方々ですので、依頼する当社も安心です。


総務課としては、今後もアンテナを高くし情報収集を行い、このような削減活動を続けて行きたいと考えております。

経理担当の篠原です。
前回、前々回と、ちょっと脇道にそれてしまいましたが、今回は本筋の経理業務について書かせていただきます。
どちらかというと、弊社の手法を皆様にお伝えするというより、逆に皆様がどの様な手法をとられているのかを、ご教示いただきたいところでもあります。

弊社の小口現金の取引数はそれほど多くはありません、支払いは振り込みを原則としているからです。とは言っても月平均５０～６０件位は発生します。小口現金の残高がいくらかを把握する意味もあるので、発生から数日中には会計ソフトに入力するようにしてはおりますが、問題はその後の領収書の管理です。
小口現金の領収書は概ね小型です、そのままファイリングすることは殆ど不可能です。となると何かに貼り付けて、それを綴じる手法が思いつきます。月或いは週毎に、Ａ４の台紙に一括して貼り付ける方法をとっていた時期もありましたが、後で検索をするのが大変ですぐにボツ。だいたい１枚の紙に何十件もの領収書を貼り付けること自体困難です。
これから書かせていただく手法は私が編み出した訳ではなく、経理一筋の前任者が行っていたものを継承したに過ぎないので、今回解説するにあたり、少々心苦しく思ってもおります。



１、専用の台紙を用意
　　Ｂ５の半分の台紙を使用します。レシート大程度の領収書が多いので、この大きさで十分です。弊社ではこのサイズの用紙は使用しておりませんので、Ｂ５判のコピー用紙に２枚並べてコピーをとった後、半分に裁断しております。
　　単なる台紙なので、エコの問題もあり、裏紙でも良いかとも思いますが、経理で使用した用紙の裏紙には、機密情報や個人情報が多く意外と気を使います。

２、領収書の貼付け
　　台紙に金額、取引内容を記入し、領収書を糊付けします。大きな領収書は台紙に合わせて折り曲げたり、裏面に貼り付けたりもします。
　　細かい話ですが、糊は裏面の全面や四辺に塗るのではなく、私の場合二辺のみに塗っています。時間短縮や糊代の節約にもなりますが、もし事情が変わって剥がさなければならなくなった場合、この方が断然有利です。

３、交通費の精算用紙
　　最近は、領収書が発行される駅の券売機もあるようですが、路線バス等も含め、通常は領収書が発行されません。
　　従って使用者が自己申告で、月日・行先・区間・金額等を精算用紙に記入することとなります。そして記入後、台紙の裏面に貼り付けるようにしています。
　　精算用紙と台紙は、たまたまサイズが同じなので、貼付けをせず、そのまま綴じていた時期もありましたが、書式が違うと案外見難いので、現在は上記のとおり、わざわざ台紙に貼り付けをしております。

４、領収書の無い取引の場合
　　自動販売機での購入や、寸志・慶弔等の場合、通常領収書は発行されません。この様な時は金額・取引内容の他、使用者の署名・押印をすることで代用しています。

５、管理の方法
　　左隅をパンチで開孔し、全営業所を月毎に１冊にまとめ、厚紙で表紙を付け、閉じ紐でくくっております。
　　弊社は本社以外に営業所が５箇所あり、それぞれ小口現金の管理を行っておりますので、異営業所の境目に色のついた紙を挿入し、一目でわかるようにしました。
　　こうすると、１年間だけでも相当な量になってしまいますが、法定保存期間キャビネットに保管することとしております。

　いろいろなお話を伺うと、小口現金の管理は、それ程重要視していないとい
うことを耳にします。封筒等にまとめて入れ、そのまま管理しているという方
もいっらしゃるようです。
　しかし一度税務調査等があれば、小口現金も立派な調査対象となります。
　税務調査当日あたふたとしないためにも、また会社の管理体制を見せつける
ためにも、是非きちんとした整理・保管をしていきます。

「節電アクション」

皆様、節電ごくろうさまです、　総務部　宮岡です。
総務部での節電に関するの取り組みと、7月の結果をご報告致します。

まず当社は小口需要家（契約電力500W未満の事業者）に該当します。



小口需要家といえども、7月から9月の平日9時から20時における使用最大電力の15％抑制を目標とした節電に協力しなければなりません。

総務部としては本社建屋の電力をモニタリングして、取り組みの結果に対して考察してみたいと考えております。

総務部の節電対策としては次の項目を重点的に行って参りました

1. 昼光利用等による使用しているエリアの照明の間引き
2. 使用していないエリアや共用部などの照明の間引き・消灯の徹底
3. 使用しているエリアの室内温度を原則28ﾟCとする、エアコン設定温度は27ﾟCです
4. 使用していないエリアや共用部、特別な温度管理をしていないエリアの空調は当然停止

以上の4項目で対応しており、結果は下記表になります。

種別	昨年7月実績	今年7月実績	節電効果	稼働日差異
従量電灯（照明）	1,061KWh	979KWh	-7.73%	0%
低圧電力（エアコン）	453KWh	471KWh	3.97%	19%（稼働日約+8日/2）

残念ながら7月は昨年度に比べ、低圧電力（エアコン等）が約４％（3.97%）使用電力がアップしてしまいました。

しかしながらこれには理由があります。
北見方事務所　→　本社総務部へのサーバー室の移転
サーバー室を北見方事務所から本社総務部へ移転しております、7月は真夏日もございましたのでサーバー室に関しては土日もエアコンを27度設定で稼働させております。
エアコンは2台中1台を稼働、加算稼働日として約+8日、2台中1台分とするために1/2としていますが、約19%は昨年7月より使用量が増えていると考えています。

この条件を考慮すると、約4%増という数値は想定範囲内です。

前年から環境が変わっておりますが、7月実績で4%という基準になりえる数値がでましたので、残り2ヶ月は7月度同様に4%前後の電力増を守れるよう、引き続き取り組みを行ってゆきたいと考えております。

総務課宮岡です。



1)　会社で契約している建物の火災保険について、常務と一緒に見直しをしてきましたが、今までは倉庫１件毎に保険契約を更新して
きましたが、今回は包括保険として北見方から板妻までの倉庫を含んだ形で一括契約としました。3月30日から1年間です。

　　保険料も個々の契約より159,530円安くなりました。


2)　「節電について」

今年は東日本大震災における福島原発の事故で東京電力管内で15%の電力削減の要望がなされました。
震災以降弊社もそうですが、どんな場所でも節電が当たり前のようになされていますが、この夏は、それ以上の節電対策が必要になってきます。

例えば、エアコンの室外機。ファンの前に物を置かないのは当たり前ですが、直射日光が直接当たる場合は、
波板やヨシズやすだれなどで日よけをつくると冷房効果が高まるそうです。
冷蔵庫は中の熱を外に逃がすことで冷やしています。

冷蔵庫の上に箱等を置きたくなりますが、そうすると放熱効果を落としてしまいます。
置かないことが節電につながります。
エアコン・冷蔵庫、そして照明器具の調節でかなりの割合で節電が実行できます。

明日から6月ですが、今年は「SUPER　COOLBIZ」がキャッチコピー

一人一人が意識を持って取り組みましょう。

田辺倉庫の経理担当です。

前回掲載から、大分時間が経ってしまいましたが、支払請求書処理事務の続きを述べさせていただきます。
前回も申しました通り、あくまで私個人の処理方法です。ご参考程度に、軽くお流しください。

５　振込手数料

原則として、当社は振込手数料先方負担、つまり、請求金額から振込手数料を差し引いて支払っています。当社の場合、１件当り高くても５２５円ですが、件数が毎月７０件近くあるので、積もり積もれば相当な金額になります。従いまして、相手に振込手数料を負担してもらっているのです、ごめんなさい。

経理上この処理は、振込手数料相殺などで逆仕訳を起こしていると思いますが、
中には、振込手数料分を出精値引のような形で処理している方もいらっしゃるようです。

いずれにしても、入金確認が面倒なうえ、仕訳が１段増える訳ですから、経理担当者としては非常に厄介な事です。重ねてお詫び申しあげます。

ところで、振込手数料って金融機関ごとに随分違いますよね。６３０円とか、８４０円とかが多いんですが、中には消費税込みの５００円や、２５０円に消費税をプラスした２６２円なんていうのもあります。私が知っている限りで一番高いのは１，０００円ですが、これより高いところってあるんでしょうか？。でも法人ならいざ知らず、このご時勢に、個人で一回一回あれだけの手数料を払うなんて、えらいことですよ。

近頃、「振込みの際、振込み手数料はご負担ください」という旨の注記がなされた請求書が、頻繁に目につくようになりました、これも時代の流れでしょうか。しかし逆に、希にですが、「振込み手数料はお差し引きください」と印字されたものを見かける事もあります。そういう時は何故か、ほっとしてしまうのは私だけでしょうか。

６　振込金額

当然と言えば当然かも知れませんが、これが一番神経を使います。
非常に乱暴な考え方ですが、間違って少なく振り込んでも、追加で支払えば済むことですが、逆に多く支払ってしまった場合は、先方に事情を説明したり、返金手続をしたり、たいへん厄介です。

何れにしても、経理担当としては非常に恥ずかしい思いをするでしょう。

ところで、私が思うに、振込金額を間違える最大の理由は、前回繰越額が記載されている請求書に尽きるのでは無いでしょうか。
請求書の発行日と入金確認日の関係で、既に支払済みの請求額が記載されていて、それに気づかず、いわゆる重複支払をしてしまうことです。
もし繰越金額欄に金額が記載されていたら、面倒でも前月支払の請求書を引っ張り出して、確認することをお勧め致します。

話は変わりますが、消費税の算出方法は、大きく分けて３通りがあるように思われます。
大抵は四捨五入のようですが、切り捨てというのも時折見受けられます。
ほんの僅かな金額の違いなのですが、切り捨てだと、ちょっとソフトな印象を受けるような気がします。因みに、切り上げは見たことがありません。

もう一つは、複数件数の取引がある場合に限られますが、取引毎に消費税を算出し、最後に合算する方法。これだと最終計算値で、かなりの誤差が生じる事もあるようです。但し、いずれの算出方法も、合法ではあります。

最後となりましたが、最近は殆どの請求書がプリンター等による印字式となりました。
しかし、手書きの請求書もまだまだ健在です。

決して手書きの請求書に問題があると言っているのではありません。ただ、印字式の請求書は、基本的にコンピュータ等による自動計算で打ち出されます。これに対し手書きの請求書は、計算機等による手計算が基本となっているのです。書き間違いもあるかも知れません。

悪いことは言いません、念のため検算することをお勧めいたします。


以上２回にわたり、支払請求書に関する、私の勝手な意見をくどくど書かせていただきました。

経理のご担当者様に於かれましては、何かのご参考にでもなれば幸いと存じます。

田辺倉庫の経理担当です。
今回は私から、請求書の話をさせていただきます。

請求書には二通りあります。

代金を回収するために当方が発行するものと、
支払いのために、先方に発行してもらうものとがありますが、
今回は後者に限ってお話しさせていただきます。

様々な様式

さて、請求書と言っても様々な様式があります。
１０社あれば１０種類あると言っても過言ではありません。
大きさも葉書大から、Ｂ４サイズ位まで（それ以上のものは、私は見たことがありません）。
色彩も白黒、二色刷り、多色刷り、極彩色など。印字方法も手書き、プリンター打出し、印刷などなど。
しかし、記載されている内容は基本的に同じです、何も恐れることはありません。

請求事項の確認

経理ご担当の皆様におかれましては、それぞれ独自の方法で内容確認、
及び支払いをなさっていることと思いますが、当たり前の事でしょうが、
私はミスを防ぐため、細かなルールを決めて支払いを行なっています。
ベテランの方に於かれましては、今更何をとおっしゃるでしょうが、
四半世紀経理を担当してきた、私の手順及びその過程で注意したいことを、
徒然に述べさせていただきたいと思います。
　

１　請求先

請求先の名称が間違っていませんか？
そんな事は！とお思いかもしれませんが、あるんですよ、
知らない会社の請求が来ていることが。真っ先に確認してください。
最近は住所も併記されていることが多いので、確認の手助けになると思います。
　

２　発行日

当社の支払条件は、末日締め、翌月末日支払いのため、請求日は大切です。
しかし、請求日と発行日は異なる事が多く、というより異なっていて当たり前なのです。
何故なら、月末に締めた請求書を、当日の取引終了時間後に発行することは、通常困難だからです。もちろん実行している方もいらっしゃると思いますが、多くは翌日以降となるでしょう。
従って私は、発行日はあまり気にしない事にしています。発行日で支払いを実行した場合、
下手をすると、１ヶ月支払いが遅れてしまう事にもなり兼ねないからです。

３　請求期間等

発行日に対して、請求期間は大事です。
２のところで述べました通り、支払日の確定は、請求期間、請求発生日、請求締め日を参照します。
中には支払日が注記されているものもあるので、特別な場合を除き、素直に従うことにしています。

４　振込先

初めての請求書ならいざ知らず、毎月定例的に支払っている請求書の振込先なんて、毎月確認する必要あるの？
通常こう考えますが、結構ありますよ、通知無しで突然振込み先が変わってしまうケースが。
是非確認してください。

また会社によっては、同じ相手に請求するにも拘らず、取引部門毎に振込先を変えている例もあるので、要注意です。
愚痴になりますが、ファームバンキングシステムで振込みをする者にとって、
金融機関番号と支店番号が書かれている請求書はとても有難いです。




ここまで余りにだらだら書き過ぎたので、掲載制限を越えてしまいました。
次回不定期とはなりますが、振込手数料、振込金額のことをお話できればと考えております。
乞うご期待を。

総務課宮岡です。
ブログに関して総務部がトップバッターということになりましたので
私から始めたいと思います。
と言っても初めてなので何を書けばいいのか
取り敢えず来年３月頃までの私の予定を書き込み、順次詳細を
お知らせしたいと思います。

会社で契約している保険（火災保険）の見直し

他社への移行も含めて定期的な見直しを行うことで、
コスト削減を見込んでおります。

次世代育成支援対策推進法に基づく一般事業主行動計画策定届の提出

近年少子化が進み企業活動にとってもこれは深刻な影響をあたえます。
労働者を雇用し、事業活動を行う事業主にとっては、
少子化の進行は将来の労働力確保が期待出来ないということにつながり、
少子化に伴う人口の減少は市場の需要が減少していくことも想定されます。
このため、各企業において次世代育成支援対策に取組むことが求められ
ています。
なかなか仕事と子育ての両立が難しい社会のなかでこの少子化に歯止め
をかけるのがこの対策法です。
今年の流行語大賞にも選ばれた「イクメン」という言葉も男性の子育て参加
を促進するものです。
３０１人以上の企業は平成２２年４月１日から義務化になりましたが、
１０１以上３００人以下の企業は来年４月１日から義務化になります。
当社でも、行動計画を策定しなければなりません。具体的な案ができまし
たら次回お知らせ致します。

奨励金の申請手続き

「派遣労働者雇用安定化特別奨励金」

派遣で受け入れている労働者を直接雇用した場合、雇用した後６ヶ月後
から３回に分け申請、問題なければ計５０万支給されます。→対象１名

「トライアル雇用」

厚労省経由職業安定所がトライアル雇用を実施することが適当である
と認めた者を企業に斡旋し、企業が受け入れをＯＫした場合、原則３ヶ月
間雇用し、労働者の適性や業務遂行可能性などを見極めた上で、雇用
終了後に本採用するか決める。
当該試行雇用期間に対応して、対象労働者１名につき月額４万円（最大
１２万円）の奨励金を受け取ることが出来ます。（一定の要件を満たした
場合）
今回対象者１名→３月１６日以降申請

このように申請関係を今回書きました、経過について次ご報告します。